Hướng dẫn tổ chức họp và ban hành Nghị quyết trong doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, mọi doanh nghiệp đều phải thông qua nhiều quyết định quan trọng như tăng vốn điều lệ, bổ nhiệm nhân sự quản lý, đầu tư dự án, chia cổ tức hay phê duyệt báo cáo tài chính. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức họp hoặc ban hành nghị quyết đúng trình tự pháp luật.

Trên thực tế, nhiều nghị quyết bị vô hiệu hoặc phát sinh tranh chấp chỉ vì triệu tập họp không đúng quy định, không đủ điều kiện tiến hành họp hoặc lập hồ sơ chưa đầy đủ.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình tổ chức họp và ban hành nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) và Hội đồng quản trị (HĐQT) theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

1. Có những hình thức nào để thông qua Nghị quyết?

Theo Luật Doanh nghiệp, nghị quyết của ĐHĐCĐ và HĐQT có thể được thông qua theo hai hình thức:

(i) Thông qua tại cuộc họp

Đây là hình thức phổ biến nhất.

Các thành viên hoặc cổ đông sẽ được triệu tập tham dự cuộc họp theo đúng trình tự quy định trong Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp.

Sau khi thảo luận, các vấn đề sẽ được biểu quyết để ban hành nghị quyết.

Hình thức này thường áp dụng đối với:

• Báo cáo tài chính;
• Chia cổ tức;
• Bầu hoặc miễn nhiệm thành viên HĐQT;
• Thông qua kế hoạch kinh doanh;
• Quyết định đầu tư;
• Các vấn đề cần trao đổi trực tiếp giữa các thành viên.

(ii) Lấy ý kiến bằng văn bản

Đây là hình thức không cần tổ chức cuộc họp.

Người có thẩm quyền sẽ gửi Phiếu lấy ý kiến cùng tài liệu liên quan để các cổ đông hoặc thành viên biểu quyết bằng văn bản trong thời hạn quy định.

Sau khi hết thời hạn lấy ý kiến, doanh nghiệp tiến hành kiểm phiếu và ban hành Nghị quyết nếu đủ tỷ lệ thông qua.

Hình thức này giúp:

• tiết kiệm thời gian;
• giảm chi phí tổ chức;
• phù hợp khi các thành viên ở nhiều địa phương hoặc quốc gia khác nhau.

Tuy nhiên, không phải mọi vấn đề đều được phép lấy ý kiến bằng văn bản. Doanh nghiệp cần kiểm tra Luật Doanh nghiệp và Điều lệ để xác định trường hợp bắt buộc phải tổ chức họp.

Lưu ý: Điều lệ công ty có thể quy định phạm vi các vấn đề được hoặc không được lấy ý kiến bằng văn bản. Vì vậy, trước khi thực hiện, doanh nghiệp cần rà soát Điều lệ để bảo đảm đúng thẩm quyền và trình tự.

2. Có những loại cuộc họp nào?

Đối với Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông thường niên

ĐHĐCĐ thường niên được tổ chức mỗi năm một lần.

Thông thường cuộc họp sẽ xem xét các nội dung như:

• Báo cáo của HĐQT;
• Báo cáo tài chính;
• Phương án phân phối lợi nhuận;
• Kế hoạch kinh doanh năm tiếp theo;
• Lựa chọn đơn vị kiểm toán;
• Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ.

Đây là cuộc họp bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp.

Đại hội đồng cổ đông bất thường

ĐHĐCĐ bất thường được triệu tập khi phát sinh các vấn đề cần quyết định ngay mà không thể chờ đến kỳ họp thường niên.

Ví dụ:

• tăng hoặc giảm vốn điều lệ;
• phát hành cổ phần;
• thay đổi Điều lệ;
• sáp nhập;
• chia tách;
• giải thể;
• giao dịch lớn thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ;
• các trường hợp khác theo Điều lệ.

Đối với Hội đồng quản trị

Họp định kỳ

Luật Doanh nghiệp quy định HĐQT họp ít nhất mỗi quý một lần.

Nội dung thường bao gồm:

• đánh giá hoạt động kinh doanh;
• quyết định đầu tư;
• bổ nhiệm nhân sự;
• phê duyệt quy chế;
• các vấn đề thuộc thẩm quyền HĐQT.

Họp bất thường

Cuộc họp bất thường được tổ chức khi phát sinh các vấn đề cần quyết định ngay.

Ví dụ:

• đầu tư dự án;
• mua bán tài sản;
• phê duyệt giao dịch;
• bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm chức danh quản lý;
• xử lý các vấn đề khẩn cấp.

3. Quy trình tổ chức họp

Mặc dù mỗi doanh nghiệp có Điều lệ riêng, quy trình thông thường sẽ gồm các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị nội dung

Xác định:

• nội dung cần xin ý kiến;
• căn cứ pháp lý;
• thẩm quyền quyết định.

Bước 2. Triệu tập cuộc họp

Chuẩn bị:

• Thông báo mời họp;
• Chương trình họp;
• Tài liệu họp;
• Phiếu biểu quyết;
• Giấy ủy quyền (nếu có).

Việc gửi thông báo phải đúng:

• thời hạn;
• hình thức;
• đối tượng

theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ.

Bước 3. Kiểm tra điều kiện tiến hành họp

Trước khi khai mạc cần kiểm tra:

• số lượng thành viên tham dự;
• tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết;
• điều kiện tiến hành họp.

Nếu không đủ điều kiện thì phải xử lý theo quy định.

Bước 4. Tiến hành họp

• khai mạc;
• thông qua chương trình;
• trình bày nội dung;
• thảo luận;
• biểu quyết.

Bước 5. Lập hồ sơ

Sau khi biểu quyết cần lập:

• Biên bản họp;
• Nghị quyết.

Đây là hai tài liệu bắt buộc chứng minh quyết định đã được thông qua hợp lệ.

4. Quy trình lấy ý kiến bằng văn bản

Thông thường gồm:

• Chuẩn bị Tờ trình;
• Phiếu lấy ý kiến;
• Dự thảo Nghị quyết;
• Gửi hồ sơ;
• Thu phiếu;
• Kiểm phiếu;
• Lập Biên bản kiểm phiếu;
• Ban hành Nghị quyết.

Khác với họp trực tiếp, doanh nghiệp không lập Biên bản họp vì không diễn ra cuộc họp thực tế.

5. Nếu cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành thì xử lý thế nào?

Đây là một trong những tình huống doanh nghiệp thường gặp.

Đối với Đại hội đồng cổ đông

Theo Luật Doanh nghiệp:

Lần triệu tập thứ nhất

Cuộc họp được tiến hành khi có số cổ đông tham dự đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết, trừ trường hợp Điều lệ quy định tỷ lệ cao hơn.

Nếu không đủ điều kiện

Doanh nghiệp phải triệu tập họp lần thứ hai.

Lần triệu tập thứ hai

Cuộc họp được tiến hành nếu có số cổ đông tham dự đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên, trừ trường hợp Điều lệ quy định khác.

Nếu vẫn không đủ

Tiếp tục triệu tập lần thứ ba.

Lần triệu tập thứ ba

Cuộc họp được tiến hành không phụ thuộc số lượng cổ đông tham dự, trừ khi Điều lệ có quy định khác.

Lưu ý: Nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng nhầm tỷ lệ 75% và 50%. Thực tế, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định điều kiện tiến hành họp lần thứ nhất là trên 50%, còn Điều lệ công ty có thể quy định tỷ lệ cao hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần ưu tiên kiểm tra Điều lệ trước khi tổ chức cuộc họp.

6. Hồ sơ tổ chức họp và lấy ý kiến bằng văn bản khác nhau như thế nào?

Tổ chức họp	Lấy ý kiến bằng văn bản
Thông báo mời họp	Thông báo lấy ý kiến
Chương trình họp	Phiếu lấy ý kiến
Tài liệu họp	Tài liệu gửi lấy ý kiến
Danh sách tham dự	Danh sách người được lấy ý kiến
Biên bản họp	Biên bản kiểm phiếu
Nghị quyết	Nghị quyết

Điểm khác biệt lớn nhất là:

• Tổ chức họp phải có Biên bản họp.
• Lấy ý kiến bằng văn bản phải có Biên bản kiểm phiếu.

Hai loại hồ sơ đều phải ban hành Nghị quyết để ghi nhận kết quả biểu quyết.

OPLAW Insight

Việc ban hành một nghị quyết không chỉ phụ thuộc vào nội dung được thông qua mà còn phụ thuộc vào trình tự, thủ tục và hồ sơ pháp lý. Một sai sót trong khâu triệu tập, xác định điều kiện tiến hành họp hoặc lập biên bản có thể dẫn đến tranh chấp nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu lực của nghị quyết và các giao dịch được thực hiện trên cơ sở nghị quyết đó.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình chuẩn về tổ chức họp và lấy ý kiến bằng văn bản, đồng thời thường xuyên rà soát Điều lệ công ty để bảo đảm mọi nghị quyết được ban hành đúng thẩm quyền và đúng quy định pháp luật. Đây cũng là nền tảng quan trọng giúp nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

Hướng dẫn tổ chức họp và ban hành Nghị quyết trong doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp?

Trong quá trình hoạt động, mọi doanh nghiệp đều phải thông qua nhiều quyết định quan trọng như tăng vốn điều lệ, bổ nhiệm nhân sự quản lý, đầu tư dự án, chia cổ tức hay phê duyệt báo cáo tài chính. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức họp hoặc ban hành nghị quyết đúng trình tự pháp luật.