Doanh nghiệp thanh toán chi phí bằng tài khoản cá nhân có được khấu trừ thuế GTGT?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh trường hợp người lao động sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, sau đó doanh nghiệp hoàn trả lại khoản tiền này cho người lao động.

Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào hay không?

Theo quy định hiện hành, việc thanh toán thông qua tài khoản cá nhân không đương nhiên làm mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn, chứng từ và phương thức thanh toán theo quy định pháp luật.

1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Một số điều kiện quan trọng gồm:

• Có hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT theo quy định;

• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt;

• Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, phải đáp ứng thêm các điều kiện riêng về hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan theo quy định.

Như vậy, việc xác định doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hay không không chỉ phụ thuộc vào việc tài khoản thanh toán đứng tên doanh nghiệp hay cá nhân, mà cần xem xét toàn bộ hồ sơ và cách thức thanh toán thực tế.

2. Thanh toán bằng tài khoản cá nhân có được khấu trừ thuế GTGT không?

Theo điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của doanh nghiệp thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Điều kiện quan trọng là:

Người lao động được doanh nghiệp ủy quyền thanh toán không dùng tiền mặt và sau đó doanh nghiệp phải thanh toán lại cho người lao động cũng bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Do đó, doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong trường hợp nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán chi phí cho doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật quy định.

3. Điều kiện cụ thể khi người lao động sử dụng tài khoản cá nhân thanh toán

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp doanh nghiệp áp dụng cơ chế nhân viên thanh toán thay, cần bảo đảm các điều kiện sau:

Thứ nhất, người thanh toán phải là người lao động của doanh nghiệp

Việc thanh toán bằng tài khoản cá nhân phải được thực hiện bởi cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh.

Thứ hai, phải có việc ủy quyền thanh toán

Người lao động phải được doanh nghiệp ủy quyền thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc văn bản ủy quyền phù hợp để làm căn cứ chứng minh việc người lao động thanh toán thay cho doanh nghiệp.

Thứ ba, việc thanh toán phải thực hiện bằng phương thức không dùng tiền mặt

Khoản tiền mua hàng hóa, dịch vụ phải được người lao động thanh toán theo phương thức không dùng tiền mặt theo quy định.

Thứ tư, doanh nghiệp phải hoàn trả tiền cho người lao động bằng phương thức không dùng tiền mặt

Sau khi người lao động thanh toán cho nhà cung cấp, doanh nghiệp phải thanh toán lại khoản tiền cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Đây là một trong những điều kiện quan trọng để chứng minh dòng tiền và cơ sở của khoản thanh toán.

4. Hồ sơ, chứng từ doanh nghiệp cần lưu ý

Để bảo đảm cơ sở khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch và quá trình thanh toán, trong đó cần chú ý:

• Hóa đơn GTGT hợp lệ của hàng hóa, dịch vụ mua vào;

• Hồ sơ, tài liệu chứng minh hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT;

• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định về việc ủy quyền cho người lao động thanh toán;

• Văn bản ủy quyền hoặc tài liệu thể hiện việc người lao động được doanh nghiệp giao thực hiện thanh toán, nếu có;

• Chứng từ thể hiện người lao động đã thanh toán không dùng tiền mặt cho bên bán;

• Chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại tiền cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt;

• Các chứng từ, tài liệu khác có liên quan đến giao dịch.

Việc chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của khoản chi và đáp ứng yêu cầu về chứng từ khi kê khai, khấu trừ thuế.

5. Ví dụ về trường hợp nhân viên thanh toán bằng tài khoản cá nhân

Công ty A mua một lô hàng phục vụ hoạt động kinh doanh với giá trị 10 triệu đồng, đã bao gồm thuế GTGT.

Theo quy chế tài chính của Công ty A, nhân viên được ủy quyền sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán các khoản mua hàng phục vụ hoạt động kinh doanh.

Nhân viên thực hiện chuyển khoản từ tài khoản cá nhân cho nhà cung cấp. Sau đó, Công ty A chuyển khoản hoàn trả 10 triệu đồng vào tài khoản của nhân viên.

Nếu giao dịch có hóa đơn GTGT hợp lệ và đáp ứng đầy đủ các điều kiện khác về khấu trừ thuế theo quy định, trường hợp này có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Điểm quan trọng không nằm ở việc tài khoản thanh toán ban đầu là tài khoản cá nhân, mà ở việc cá nhân đó là người lao động được doanh nghiệp ủy quyền, giao dịch được thanh toán không dùng tiền mặt và doanh nghiệp hoàn trả lại cho người lao động cũng bằng phương thức không dùng tiền mặt, đồng thời các điều kiện về hóa đơn, chứng từ khác được đáp ứng.

6. Những trường hợp doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý

Doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng mọi trường hợp nhân viên dùng tài khoản cá nhân thanh toán đều được khấu trừ thuế GTGT.

Trước khi kê khai khấu trừ, doanh nghiệp cần kiểm tra:

Một là, người thanh toán có phải là người lao động của doanh nghiệp hay không.

Hai là, việc thanh toán thay có được thực hiện trên cơ sở ủy quyền và phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp hay không.

Ba là, khoản thanh toán có được thực hiện bằng phương thức không dùng tiền mặt theo quy định hay không.

Bốn là, doanh nghiệp có thực hiện hoàn trả tiền cho người lao động bằng phương thức không dùng tiền mặt hay không.

Năm là, hóa đơn và các chứng từ liên quan có đầy đủ, hợp lệ và phản ánh đúng giao dịch thực tế hay không.

Nếu thiếu các tài liệu hoặc điều kiện cần thiết, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra việc kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

7. Kết luận

Doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi người lao động sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán chi phí cho doanh nghiệp, nếu việc thanh toán đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật.

Đặc biệt, cần bảo đảm:

• Hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT;

• Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ;

• Đối với giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, đáp ứng yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt;

• Người lao động được doanh nghiệp ủy quyền thanh toán theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ;

• Người lao động thanh toán không dùng tiền mặt cho bên bán;

• Doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế thanh toán và quy trình hoàn ứng rõ ràng, đồng thời lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ để bảo đảm quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạn chế rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

OPLAW – Tư vấn pháp lý và thuế cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang gặp vướng mắc về chi phí được trừ, khấu trừ thuế GTGT, hóa đơn điện tử, thanh toán qua tài khoản cá nhân hoặc hồ sơ hoàn ứng cho người lao động, OPLAW có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ, đánh giá rủi ro và tư vấn phương án xử lý phù hợp với quy định pháp luật.

Lưu ý: Nội dung trên được biên tập trên cơ sở tài liệu được cung cấp, trong đó dẫn chiếu Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Khi áp dụng cho hồ sơ thực tế, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định đang có hiệu lực và tình trạng chứng từ cụ thể tại thời điểm kê khai thuế.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi người lao động thanh toán bằng tài khoản cá nhân không?

Có, doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn, chứng từ và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật.

Những điều kiện nào để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi thanh toán qua tài khoản cá nhân?

Các điều kiện bao gồm: có hóa đơn GTGT hợp lệ, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên), người thanh toán là người lao động được doanh nghiệp ủy quyền theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, người lao động thanh toán không dùng tiền mặt cho bên bán, và doanh nghiệp hoàn trả tiền cho người lao động cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt.

Doanh nghiệp cần lưu ý những gì để đảm bảo quyền khấu trừ thuế GTGT?

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch và quá trình thanh toán, bao gồm hóa đơn GTGT, tài liệu chứng minh hàng hóa/dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh, quy chế tài chính/nội bộ có quy định ủy quyền, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động và chứng từ hoàn trả của doanh nghiệp.