LEGAL UPDATES | Hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi chuyển đổi số?

Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử (E-Labour Contract). Thông tư sẽ chính thức áp dụng từ 01/7/2026, đồng thời thiết lập một cơ chế quản lý thống nhất đối với việc ký kết, lưu trữ và khai thác hợp đồng lao động điện tử thông qua Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử quốc gia.

Điểm cần lưu ý là việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không phải là bắt buộc. Doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục ký hợp đồng bằng giấy theo quy định của Bộ luật Lao động. Tuy nhiên, nếu lựa chọn áp dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ một hệ thống quản lý hoàn toàn mới liên quan đến mã định danh, nền tảng quản lý, tài khoản truy cập, lưu trữ dữ liệu và bảo mật thông tin.

1. Hợp đồng lao động điện tử không bắt buộc, nhưng khi áp dụng phải tuân thủ đầy đủ quy trình

Thông tư 08 không buộc mọi doanh nghiệp phải chuyển đổi sang hợp đồng điện tử.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• tiếp tục sử dụng hợp đồng giấy;
• chuyển hoàn toàn sang hợp đồng điện tử;
• hoặc kết hợp đồng thời cả hai hình thức trong từng giai đoạn hoạt động.

Tuy nhiên, khi đã lựa chọn hợp đồng điện tử, toàn bộ quá trình từ ký kết, sửa đổi, chấm dứt, lưu trữ đến khai thác dữ liệu đều phải thực hiện theo cơ chế quản lý của Thông tư 08 và Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử.

OPLAW Insight: Doanh nghiệp không nên coi hợp đồng điện tử chỉ là việc thay chữ ký tay bằng chữ ký số. Đây là một mô hình quản trị dữ liệu lao động mới, đòi hỏi sự phối hợp giữa bộ phận nhân sự, pháp chế và công nghệ thông tin.

2. Mỗi hợp đồng sẽ có một mã định danh riêng – "hộ chiếu pháp lý" của hợp đồng điện tử

Một trong những điểm mới quan trọng của Thông tư là mỗi hợp đồng lao động điện tử sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất trên hệ thống.

Mã ID có ý nghĩa gì?

Mã định danh sẽ được sử dụng để:

• ghi nhận toàn bộ vòng đời của hợp đồng;
• tra cứu thông tin;
• quản lý các phụ lục hợp đồng;
• theo dõi việc sửa đổi, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng.

Toàn bộ tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ được liên kết với cùng một mã ID thay vì quản lý rời rạc như trước đây.

Cấu trúc mã ID

Thông tư quy định mã ID gồm 13 ký tự, trong đó:

• ký tự đầu tiên thể hiện nguồn gốc của hợp đồng;
• 12 ký tự còn lại bao gồm năm cấp mã và dãy số ngẫu nhiên do hệ thống tạo.

Đặc biệt, hợp đồng điện tử không được cấp ID sẽ không được hệ thống quản lý ghi nhận kể từ ngày 01/7/2026.

3. Quy trình cấp mã ID sẽ khác nhau tùy từng loại hợp đồng

Thông tư chia thành ba trường hợp:

Trường hợp 1: Hợp đồng điện tử ký mới từ 01/7/2026

Nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử sẽ gửi:

• nội dung hợp đồng;
• dữ liệu giao dịch;
• thông tin xác thực

đến Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử để được cấp mã ID.

Trường hợp 2: Chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử

Ngoài dữ liệu hợp đồng, doanh nghiệp phải có nhật ký chuyển đổi, chữ ký số và dấu thời gian (timestamp) để bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Trường hợp 3: Hợp đồng điện tử đã ký trước 01/7/2026

Doanh nghiệp cần rà soát và bổ sung các yếu tố kỹ thuật như chữ ký số, dấu thời gian và xác thực dữ liệu trước khi gửi lên hệ thống để được cấp mã ID.

4. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ

Thông tư dành nhiều quy định đối với đơn vị cung cấp nền tảng hợp đồng điện tử (eContract Provider).

Đây là đơn vị chịu trách nhiệm:

• kết nối với Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử;
• gửi dữ liệu để cấp mã ID;
• bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu;
• hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu khi doanh nghiệp thay đổi hệ thống.

Thông tư cũng quy định các trường hợp nhà cung cấp có thể bị tạm ngừng hoặc chấm dứt kết nối, ví dụ:

• không duy trì điều kiện kỹ thuật;
• vi phạm yêu cầu bảo mật;
• có từ 5% hợp đồng trở lên bị từ chối cấp mã ID trong một tháng.

OPLAW khuyến nghị: Khi ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp nên quy định rõ về:

• cơ chế xử lý sự cố;
• trách nhiệm hỗ trợ cấp lại hoặc cấp bổ sung mã ID;
• phương án chuyển giao dữ liệu nếu chấm dứt dịch vụ;
• trách nhiệm bồi thường khi gián đoạn hệ thống gây thiệt hại.

5. Tài khoản truy cập và dữ liệu sẽ được quản lý tập trung

Thông tư quy định cả doanh nghiệp và người lao động đều có tài khoản truy cập trên Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử.

Đối với doanh nghiệp:

• việc đăng nhập được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử của tổ chức (VNeID);
• doanh nghiệp cần phân quyền người sử dụng và quản lý tài khoản nội bộ.

Đối với người lao động:

• có thể tra cứu hợp đồng điện tử thông qua tài khoản định danh điện tử cá nhân để phục vụ các thủ tục hành chính hoặc giao dịch điện tử.

6. Dữ liệu hợp đồng phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Một điểm đáng chú ý khác là thời hạn lưu trữ dữ liệu.

Theo Thông tư:

• hợp đồng;
• phụ lục hợp đồng;
• tài liệu liên quan

phải được lưu giữ 10 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.

Nếu người lao động ký nhiều hợp đồng liên tiếp với cùng doanh nghiệp thì thời hạn này được tính từ thời điểm chấm dứt hợp đồng cuối cùng.

Điều này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng cơ chế lưu trữ dữ liệu dài hạn, an toàn và có khả năng truy xuất khi cần thiết.

7. Bảo vệ dữ liệu cá nhân sẽ trở thành yêu cầu trọng tâm

Hợp đồng lao động điện tử chứa nhiều thông tin cá nhân quan trọng của người lao động như thông tin định danh, mức lương, chức danh, thời hạn hợp đồng và các dữ liệu liên quan đến quá trình làm việc.

Do đó, doanh nghiệp cần đồng thời rà soát:

• thông báo xử lý dữ liệu cá nhân;
• cơ chế phân quyền truy cập;
• biện pháp bảo mật thông tin;
• thỏa thuận xử lý dữ liệu với nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử.

OPLAW Insight

Thông tư 08/2026/TT-BNV không chỉ hướng dẫn cách ký hợp đồng lao động điện tử mà còn thiết lập một hệ sinh thái quản lý dữ liệu lao động số. Khi triển khai, doanh nghiệp sẽ phải đồng thời đáp ứng các yêu cầu về xác thực điện tử, cấp mã định danh, lưu trữ dữ liệu, quản lý tài khoản truy cập và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đối với các doanh nghiệp đang có kế hoạch chuyển đổi số trong lĩnh vực nhân sự, việc chuẩn bị từ sớm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro khi hệ thống chính thức vận hành từ ngày 01/7/2026. Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên đánh giá mức độ sẵn sàng của hạ tầng công nghệ, quy trình nội bộ và năng lực của nhà cung cấp dịch vụ để bảo đảm việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử diễn ra hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Câu hỏi thường gặp

 Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi chuyển đổi số??

Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử (E-Labour Contract).