Dịch vụ Tư vấn và Tuân thủ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân

Tổng quan

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động, khách hàng, đối tác kinh doanh, ứng viên tuyển dụng và người truy cập website. Việc thu thập, sử dụng, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân cần được thực hiện phù hợp với các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

OPLAW cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống tuân thủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân (BVDLCN), từ việc xây dựng chính sách, biểu mẫu chấp thuận đến chuẩn bị hồ sơ đánh giá tác động và hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan với cơ quan có thẩm quyền.

Dịch vụ được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng tuân thủ phù hợp với hoạt động thực tế và giảm thiểu các rủi ro pháp lý trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân.

Phạm vi dịch vụ

1. Xây dựng Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân

OPLAW tư vấn và xây dựng hệ thống chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào mô hình hoạt động và các nhóm chủ thể dữ liệu, chính sách có thể được xây dựng riêng cho:

• Người lao động;
• Đối tác kinh doanh;
• Khách hàng doanh nghiệp;
• Khách hàng cá nhân;
• Người truy cập website.

Các chính sách được xây dựng nhằm xác định nguyên tắc và cách thức doanh nghiệp thu thập, sử dụng, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của từng nhóm đối tượng.

OPLAW đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình triển khai các chính sách sau khi được xây dựng.

2. Xây dựng biểu mẫu và tài liệu bảo vệ dữ liệu cá nhân

Để các chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể được áp dụng trên thực tế, OPLAW hỗ trợ xây dựng các biểu mẫu, điều khoản và tài liệu liên quan.

Đối với người lao động và ứng viên

Có thể bao gồm:

• Văn bản chấp thuận của người lao động đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân;
• Văn bản chấp thuận của người phụ thuộc của người lao động;
• Văn bản chấp thuận của ứng viên đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân;
• Nội dung trả lời tự động đối với hồ sơ ứng tuyển;
• Văn bản chấp thuận việc ghi âm, ghi hình;
• Điều khoản về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng lao động.

Đối với đối tác kinh doanh

• Điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng;
• Văn bản cam kết của đối tác về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đối với khách hàng doanh nghiệp

• Điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng;
• Văn bản cam kết của khách hàng doanh nghiệp về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đối với khách hàng cá nhân

• Điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng;
• Văn bản chấp thuận của khách hàng đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân.

Đối với người truy cập website

• Thông báo về cookie;
• Văn bản chấp thuận của người truy cập website đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân.

Ngoài ra, OPLAW có thể hỗ trợ xây dựng các biểu mẫu khác phù hợp với nhu cầu xử lý dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp, chẳng hạn văn bản chấp thuận ghi âm, ghi hình đối với khách mời.

3. Soạn thảo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

OPLAW hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trên cơ sở hoạt động xử lý dữ liệu thực tế của doanh nghiệp.

Phạm vi công việc có thể bao gồm:

• Trao đổi với doanh nghiệp để xác định hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
• Xác định vai trò của doanh nghiệp trong hoạt động xử lý dữ liệu;
• Thu thập thông tin và tài liệu cần thiết;
• Soạn thảo hồ sơ đánh giá tác động;
• Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện việc nộp hồ sơ;
• Hỗ trợ xử lý các yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung từ cơ quan có thẩm quyền trong phạm vi dịch vụ.

Việc xây dựng hồ sơ được thực hiện dựa trên thông tin, tài liệu và mô hình xử lý dữ liệu do doanh nghiệp cung cấp.

4. Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Đối với doanh nghiệp có hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, OPLAW hỗ trợ đánh giá và chuẩn bị hồ sơ liên quan đến hoạt động chuyển dữ liệu.

Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm:

• Rà soát hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân;
• Xác định thông tin và tài liệu cần thiết;
• Chuẩn bị hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;
• Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền;
• Hỗ trợ xử lý các yêu cầu liên quan đến hồ sơ trong phạm vi dịch vụ.

5. Rà soát và tư vấn hệ thống tuân thủ

Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, OPLAW có thể hỗ trợ rà soát cách thức doanh nghiệp đang thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm dữ liệu của:

• Người lao động;
• Ứng viên;
• Khách hàng;
• Đối tác;
• Khách truy cập website;
• Các chủ thể dữ liệu khác.

Trên cơ sở đó, OPLAW đưa ra phương án tiếp cận và các tài liệu cần thiết để doanh nghiệp từng bước xây dựng hệ thống bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp với hoạt động thực tế.

Quy trình cung cấp dịch vụ

Bước 1 – Tiếp nhận thông tin

OPLAW tìm hiểu mô hình kinh doanh, nhóm chủ thể dữ liệu, loại dữ liệu được thu thập và các phương thức xử lý dữ liệu của doanh nghiệp.

Bước 2 – Đánh giá và xác định phạm vi

Xác định các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân và các nghĩa vụ tuân thủ tương ứng.

Bước 3 – Xây dựng tài liệu

Soạn thảo chính sách, biểu mẫu, điều khoản và hồ sơ cần thiết theo phạm vi dịch vụ.

Bước 4 – Trao đổi và hoàn thiện

Trao đổi với doanh nghiệp, giải đáp các vấn đề pháp lý và hoàn thiện tài liệu trên cơ sở thông tin được doanh nghiệp xác nhận.

Bước 5 – Hỗ trợ triển khai

Hướng dẫn doanh nghiệp triển khai các chính sách, biểu mẫu và thực hiện các thủ tục liên quan với cơ quan có thẩm quyền.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ?

Dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp:

• Có thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng;
• Có dữ liệu người lao động và ứng viên;
• Có hoạt động kinh doanh B2B hoặc B2C;
• Có website thu thập thông tin của người truy cập;
• Có sử dụng dữ liệu cá nhân của đối tác;
• Có hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;
• Đang xây dựng hoặc cần rà soát hệ thống tuân thủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của OPLAW

Xây dựng hệ thống tài liệu đồng bộ: Chính sách, biểu mẫu và điều khoản được xây dựng theo từng nhóm chủ thể dữ liệu và nhu cầu sử dụng thực tế.

Giảm rủi ro tuân thủ: Doanh nghiệp được rà soát các hoạt động xử lý dữ liệu và xác định những tài liệu, thủ tục cần thiết.

Hỗ trợ xuyên suốt: Từ tư vấn, soạn thảo tài liệu đến hướng dẫn triển khai và hỗ trợ thủ tục liên quan.

Phù hợp với hoạt động doanh nghiệp: Phạm vi tư vấn được xác định dựa trên mô hình kinh doanh, nhóm khách hàng và cách thức doanh nghiệp xử lý dữ liệu.

Dịch vụ liên quan

OPLAW cung cấp các dịch vụ pháp lý liên quan đến Data Privacy & Data Protection, bao gồm:

• Tư vấn tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Xây dựng Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân.
• Soạn thảo biểu mẫu chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân.
• Rà soát điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng.
• Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.
• Tư vấn xử lý sự cố và vi phạm dữ liệu cá nhân.
• Tư vấn các vấn đề pháp lý khác liên quan đến dữ liệu và quyền riêng tư.