ESTABLISHMENT OF OVERSEAS BRANCHES AND REPRESENTATIVE OFFICES

I. Chi nhánh và Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì? Khi nào cần thành lập?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, Chi nhánh và Văn phòng đại diện đều là các đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, nhưng có chức năng và phạm vi hoạt động hoàn toàn khác biệt.

• Chi nhánh (Branch): Theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mẹ. Chi nhánh có tư cách pháp lý để ký kết hợp đồng, có con dấu và mã số thuế riêng, do đó có thể trực tiếp thực hiện các hoạt động sinh lợi.
• Văn phòng đại diện (Representative Office): Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền vì lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Điểm quan trọng nhất cần lưu ý là văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Chức năng chính của VPĐD là nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, tìm kiếm đối tác và thực hiện các hoạt động kết nối.

Vậy, thời điểm nào doanh nghiệp nên chọn hình thức nào? Có thể tóm gọn như sau:

• Chọn Chi nhánh khi doanh nghiệp muốn trực tiếp tiến hành các hoạt động kinh doanh sinh lợi tại Việt Nam (bán hàng, cung cấp dịch vụ...) và đã đáp ứng điều kiện về thời gian hoạt động.
• Chọn Văn phòng đại diện khi doanh nghiệp muốn có mặt tại Việt Nam để nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, tìm kiếm cơ hội hợp tác mà chưa có nhu cầu hoặc chưa đủ điều kiện để trực tiếp kinh doanh.

II. Điều kiện để được cấp Giấy phép thành lập

Pháp luật quy định các điều kiện cứng cho cả hai hình thức, doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi nộp hồ sơ.

     1. Điều kiện thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài:

• Về tư cách pháp lý: Thương nhân nước ngoài phải được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật của quốc gia đó công nhận.
• Về thời gian hoạt động: Thương nhân nước ngoài phải đã hoạt động tối thiểu 05 năm, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương.
• Về ngành nghề: Ngành, nghề dự kiến đăng ký của Chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề mà thương nhân nước ngoài đang hoạt động hợp pháp và không thuộc danh mục ngành, nghề cấm đầu tư kinh doanh tại Việt Nam.

     2. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:

• Về tư cách pháp lý: Tương tự như Chi nhánh, thương nhân nước ngoài phải được thành lập hợp pháp.
• Về thời gian hoạt động: Thương nhân nước ngoài phải đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.
• Về thời hạn còn lại của giấy phép: Thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài (nếu có quy định thời hạn trên giấy phép) phải còn ít nhất 01 năm tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Về nội dung hoạt động: Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế.
• Lưu ý đặc biệt: Mỗi thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập một (01) Văn phòng đại diện duy nhất tại Việt Nam.

III. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị:

Dù là Chi nhánh hay Văn phòng đại diện, quy trình cấp Giấy phép đều tương tự nhau và được quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Thời gian giải quyết hồ sơ hợp lệ thường là 07 ngày làm việc.

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập theo mẫu của Bộ Công Thương, có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài.
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuê sang tiếng Việt).
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh/Văn phòng đại diện (được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sang tiếng Việt).
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Chi nhánh/Văn phòng đại diện (được chứng thực và dịch thuật).
• Tài liệu chứng minh về địa điểm dự kiến đặt Chi nhánh/Văn phòng đại diện (hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ tương đương).

IV. Cách thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, những rủi ro cần tránh

Để quá trình cấp phép diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên:

• Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và đầy đủ ngay từ đầu, đặc biệt là việc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật các giấy tờ từ nước ngoài.
• Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ: Thông thường là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công Thương), hoặc Ban Quản lý Khu công nghiệp, Khu chế xuất, Khu công nghệ cao nếu đặt trụ sở tại các khu vực này.
• Chủ động liên hệ và trao đổi với cơ quan cấp phép để được hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp.

Các rủi ro thường gặp và cách phòng ngừa:

• Rủi ro 1: Vi phạm chức năng hoạt động (đặc biệt là VPĐD): Nhiều doanh nghiệp để VPĐD thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp (ký hợp đồng mua bán, xuất hóa đơn...), dẫn đến bị xử phạt nặng hoặc thu hồi giấy phép.
• Phòng ngừa: Tuân thủ nghiêm ngặt quy định rằng VPĐD chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại và kết nối.
• Rủi ro 2: Chậm gia hạn giấy phép: Giấy phép thành lập Chi nhánh và VPĐD có thời hạn tối đa 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ. Việc gia hạn phải được thực hiện trước khi giấy phép hết hạn, lý tưởng nhất là nộp hồ sơ ít nhất 30 ngày trước ngày hết hạn.
• Phòng ngừa: Lập kế hoạch và nhắc lịch để thực hiện thủ tục gia hạn kịp thời.
• Rủi ro 3: Hồ sơ bị trả lại do thiếu hoặc sai sót trong hợp pháp hóa lãnh sự.
• Phòng ngừa: Sử dụng dịch vụ của các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đúng chuẩn ngay từ đầu.

Thông tin liên hệ OPLAW

Việc thành lập Chi nhánh hoặc Văn phòng đại diện tại một quốc gia có hệ thống pháp luật khác biệt như Việt Nam luôn tiềm ẩn nhiều thách thức. Một quy trình được thực hiện bài bản, đúng quy định sẽ là nền tảng vững chắc cho sự hiện diện và phát triển lâu dài của doanh nghiệp quý vị tại thị trường Việt Nam.

Nếu quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu hoặc triển khai thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện, hãy liên hệ ngay với OPLAW – Công ty Luật. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ đồng hành và hỗ trợ quý khách hàng một cách tận tình, chuyên nghiệp nhất.

• Fanpage: https://www.facebook.com/share/1GSEWz5MxE/?mibextid=wwXIfr
• Hoặc điền thông tin vào form đăng ký tư vấn tại website.

OPLAW – Đồng hành cùng bạn từ ý tưởng đến thành công!